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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

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Die Abellio GmbH ist einer der führenden privaten Anbieter im deutschen Schienenpersonennahverkehr (SPNV). Das Unternehmen ist deutsche Tochter der niederländischen Abellio Transport Holding B.V., einer Tochter der niederländischen Staatsbahn Nederlandse Spoorwegen, die in Deutschland und Großbritannien täglich mit 14.400 Mitarbeitern für die Mobilität von über 1,5 Millionen Fahrgästen sorgt. Abellio betreibt bundesweit Bahnnetze, darunter Rhein-Ruhr-Express, Niederrhein-Netz, Emsland-Mittelland-Netz, Stuttgarter Netz/Neckartal sowie Saale-Thüringen-Südharz-Netz und Dieselnetz Sachsen-Anhalt).
 

Am Standort Berlin suchen wir ab sofort:
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

In Ihrer Position sind Sie zentrale Anlaufstelle für die Geschäftsführung, Kooperationspartner, Dienstleister, Kunden und Mitarbeiter. Sie übernehmen die Assistenz für die Geschäftsführer der Abellio GmbH und unterstützen bereichsübergreifend in administrativen und organisatorischen Belangen. Dabei arbeiten Sie Hand in Hand mit einer weiteren Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d). Gemeinsam bilden Sie den administrativen Kopf und die gute Seele der Abellio GmbH am Standort Berlin und vertreten mit Ihrer professionellen und gewinnenden Persönlichkeit diese nach außen.

Ihre Tätigkeitsschwerpunkte

  • Terminplanung, -überwachung und -koordination
  • Planung und Organisation von Reisen im In- und Ausland (inkl. Reisekosten- und Auslagenabrechnung)
  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Sitzungen, Tagungen und Veranstaltungen
  • Betreuung und Koordination von sonstigen Projekten der Geschäftsführung
  • Selbstständiges Erstellen von Präsentationen nach Vorlage, Handouts, Charts und Statistiken
  • Einkauf und Überwachung von Büromaterialien, Lektüre, Getränken, Speisen, etc.
  • Allgemeine Verwaltungsaufgaben
  • Posteingang, Ablage sowie allgemeine Korrespondenz
  • Empfang, Beantwortung und Weiterleitung telefonischer Anfragen
  • administrative Unterstützung im Bereich Personal

Ihre Qualifikation

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
  • Mehrjährige, fundierte Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Office Managerin, Sekretärin, Teamassistenz (m/w/d)
  • Souveränes, sympathisches und stilsicheres Auftreten
  • Durchsetzungs- und Kommunikationsstärke, Lösungsorientierung, Loyalität, Diskretion
  • Teamfähigkeit sowie ausgeprägter Dienstleistungsgedanke
  • Exzellentes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in deutscher Sprache
  • Sehr gute Englischkenntnisse
  • Sicherer Umgang mit MS-Office

Ihr Profil

Sie verstehen sich als aufgeschlossene Persönlichkeit, auf die zu jeder Zeit Verlass ist. Ihr ausgeprägtes Organisationstalent, Ihre sehr sorgfältige Arbeitsweise und hohe Stressresistenz wurden schon immer gelobt. Dank Ihrer Sprachgewandtheit kommunizieren Sie versiert mit Akteuren (m/w/d) unterschiedlicher Hierarchien, Sie wissen schnell Prioritäten zu setzen. Dabei arbeiten Sie sehr selbständig und strukturiert, sind vorausschauend. Zudem legen Sie viel Wert auf professionelle Arbeitsabläufe und regen Ihr Umfeld gern auch mit konstruktiven Vorschlägen an.

Unser Angebot

  • Moderne Arbeitsbedingungen in einem gesund wachsenden Unternehmen mit langfristigen Verkehrsverträgen
  • Eine hervorragende Arbeitsatmosphäre in einem hoch motivierten und erfolgreichen Team mit internationaler Firmenkultur und flachen Hierarchien
  • Anspruchsvolle und vielseitige Aufgaben mit dem Freiraum, eigene Ideen und Erfahrungen einzubringen
  • Perspektiven für die persönliche Weiterbildung, sowie fachliche Fortbildungsmöglichkeiten
  • Eine leistungsgerechte Vergütung
  • Flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Jahresurlaub
  • Betriebliche Altersvorsorge, die durch den Arbeitgeber bezuschusst wird